Politique de dépôt

Qui peut déposer dans Archipel?

Les professeurs réguliers et les professeurs associés, incluant les professeurs retraités détenant ce statut, les professeurs émérites, les professeurs invités, les chargés de cours, les maîtres de langue et les stagiaires postdoctoraux peuvent déposer des documents dans Archipel. Le Service des bibliothèques y dépose également la version officielle des thèses et des mémoires de l'UQAM acceptés depuis 2006, les essais doctoraux en psychologie acceptés depuis janvier 2014 ainsi que tous les autres documents diplômants depuis 2021. Le Service des bibliothèques dépose également certains types de documents autorisés, pour les étudiants de cycles supérieurs, parrainés par un professeur.

Que peut-on déposer dans Archipel?

On dépose dans Archipel des documents présentant des résultats de recherche; ceux-ci doivent cependant appartenir à l'une ou l'autre des catégories suivantes :

Dépôt par l'auteur ou avec son autorisation:

  • les articles publiés dans des revues scientifiques avec comité de pairs, ou encore dans des revues professionnelles ou des revues culturelles avec comités éditoriaux
  • les communications données lors des congrès ou colloques, souvent publiées dans des actes
  • les livres et les essais publiés
  • les chapitres de livres publiés, qu'il s'agisse d'ouvrages individuels ou collectifs
  • les résumés, dont les textes abrégés des communications (abstracts)
  • les comptes rendus (critiques) d'ouvrages, que l'on retrouve dans les trois types de revues
  • les conférences, dont les présentations orales incluant les présentations par affiche, données dans divers contextes (séminaire, tournée à l'étranger,...) et devant des auditoires variés qui ne feront pas l'objet d'articles
  • les rapports produits pour un gouvernement ou une organisation non gouvernementale (ONG) ainsi que les rapports et notes de recherche produits par les différentes unités de recherche et création de l'UQAM
  • les oeuvres de recherche et création
  • les prépublications, c.-à-d. tous les documents qui ne sont pas encore prêts à être soumis à une revue, à une maison d'édition ou à un organisme agissant à titre d'éditeur, qui s'engage à les publier.

Dépôt par le Service des bibliothèques:

  • les mémoires, les thèses et autres documents diplômants acceptés (essais, essais doctoraux, rapports, travaux dirigés, oeuvres).
  • les documents des étudiants de cycles supérieurs comprenant toutes les modifications apportées suite à un processus d'évaluation reconnu (Ex.: versions acceptées ou publiées d'articles, livres et chapitres de livres, compte rendus et actes de conférences). Le parrainage par un professeur est nécessaire. Pour plus d'information, communiquer avec archipel-admin@uqam.ca.

Cette typologie s'inspire des catégories de publications admises dans le CV commun canadien (versions FQRSC, FQRNT, FRSQ et IRSC) et dans le CV du CRSNG. À ces types de documents s'ajoutent les mémoires, les thèses et les prépublications.

Enfin, les documents peuvent être à différentes étapes dans le processus de publication et de diffusion (voir « État du document » dans les formulaires de dépôt) :

  • déjà publiés (imprimés ou en ligne)
  • soumis ou acceptés pour publication
  • inédits, donc non publiés

Ils doivent être déposés par leur auteur, ou avec son autorisation.

On peut déposer un article ou un chapitre même si les droits en ont été cédés à une revue ou à une maison d'édition qui ne permet pas à l'auteur de diffuser son document. Dans ce cas, Archipel ne permet pas l'accès direct au document déposé, mais offre au requérant la possibilité de réclamer au déposant (le plus souvent l'auteur) une copie tout à fait légale du document pour fins d'étude privée ou de recherche et création, ce que l'on appelle « l'accès restreint » ou « l'accès sur demande ».

Pourquoi déposer dans Archipel?

Le dépôt dans une archive comme Archipel augmente la visibilité des documents de recherche et les rend accessibles plus rapidement à un plus grand nombre de chercheurs. Différentes études ont aussi montré que le dépôt dans une archive en accès libre accroît de manière importante le nombre de téléchargements et de citations d'un document. En autoarchivant (en déposant soi-même son document), on contribue de manière concrète au mouvement mondial en faveur du libre accès aux connaissances scientifiques.

Comment déposer un document dans Archipel?

Le dépôt d'un document dans Archipel se fait par une démarche au cours de laquelle on est guidé pas à pas.

  • Le dépôt se fait au moyen d'un site Web sécurisé. Les membres du corps professoral y accèdent avec leur code MS et leur mot de passe habituels. Les autres déposants autorisés doivent faire une demande de code d'accès auprès de l'administrateur de l'archive.
  • En cliquant sur la rubrique « Déposer », on accède à la page du même nom; puis en activant le lien Nouveau document, on obtient un formulaire où l'on entre les informations décrivant le document choisi : données bibliographiques, mots-clés, résumé, etc. (ce qu'on appelle les métadonnées). Il est également possible d'importer certaines métadonnées d'un document en faisant un choix dans le menu déroulant (ex. : DOI) et en cliquant sur la flèche située à la droite.
  • Certaines de ces informations peuvent être saisies à l'aide de la fonction copier/coller.
  • On dépose ensuite le texte intégral du document, sous forme d'un ou de plusieurs fichiers, dans l'un des formats non propriétaires, de préférence : RTF, PDF, HTML, etc.
  • On termine en choisissant le type d'accès au document : libre ou restreint (c.-à-d. sur demande, à l'aide d'une procédure automatisée et simple pour le requérant). Après une courte période de rodage (quelques dépôts suffisent), le tout ne prend que quelques minutes par document.

Les documents et les métadonnées associées sont déposés dans un espace temporaire; les titres de ces documents sont affichés sous la rubrique Documents en cours de validation de la page Déposer. Le Service des bibliothèques valide par la suite chaque nouveau dépôt, dans un délai de deux jours ouvrables, et établit sa conformité aux normes définies pour Archipel.

Si le problème encouru est mineur, le Service des bibliothèques peut effectuer directement la correction et verser ensuite le document dans l'espace public. Un avis de correction est alors transmis au déposant.

S'il s'agit d'un problème plus important, le document peut être soit simplement retiré, soit remis dans la liste des Documents en cours de dépôt du déposant, afin que celui-ci puisse effectuer les corrections nécessaires et déposer le document corrigé.

Dans tous les cas cependant, le déposant reçoit une note lui expliquant pourquoi son document n'a pas été archivé, et n'est donc pas visible dans Archipel.